Le choix d’un mode d’exercice en libéral
Le choix d’un mode d’exercice doit répondre à plusieurs critères : la simplicité, la responsabilité, la présence d’associés, le type d’activité exercée (réglementée ou non).
● L’exercice à titre individuel est le mode d’exercice le plus courant puisqu’il est choisi par trois professionnels sur quatre. Il a un fonctionnement simple.
Vous exercez votre activité en toute indépendance, vous décidez seul de la façon dont vous souhaitez travailler dans le respect des règles de déontologie et de réglementation de votre profession. De plus, depuis la loi en faveur de l’activité professionnelle indépendante du 14 février 2022 qui a instauré un statut unique pour les entrepreneurs individuels (EI), votre patrimoine personnel est protégé.
● Lorsque vous souhaitez exercer votre activité en commun avec d’autres professionnels,
le recours au mode sociétaire peut s’avérer obligatoire. Plusieurs types de sociétés sont offertes selon que l’on souhaite partager seulement les moyens d’exploitation c’est-à-dire les dépenses (locaux, secrétaire, matériel informatique…) ou l’ensemble de l’activité (recettes et dépenses), selon que l’activité exercée est ou non réglementée (certaines formes sociales sont en effet réservées aux seules professions réglementées). En tant qu’associé, votre responsabilité pécuniaire pourra être limitée ou illimitée en fonction de la forme de société choisie.
En marge des sociétés, il existe d’autres types de structures : le groupement d’intérêt économique (GIE) et l’association d’avocats (AARPI), moins utilisés en pratique.
Une autre alternative existe pour les professionnels libéraux qui souhaitent mutualiser uniquement leurs moyens (leurs dépenses), sans créer une société civile de moyens (SCM) :
la convention de partage de frais.
La convention de partage de frais : quel objet ?
La convention de partage de frais, aussi appelée « contrat d’exercice à frais commun » a pour but de répartir des dépenses professionnelles communes (loyer du local, rémunération d’une secrétaire, achats de fournitures, etc.) entre au moins deux professionnels libéraux.
Cette convention ne constitue pas pour autant une société mais une simple juxtaposition d’activités sans partage d’honoraires.
Chaque professionnel faisant partie du groupement exerce son activité libérale en son nom propre et perçoit les honoraires correspondant aux prestations qu’il a effectuées.
L’objectif recherché est principalement de partager certaines charges pour alléger leur poids dans la comptabilité de chaque professionnel.
Les principaux avantages de la convention de partage de frais
La souplesse
Par son objet la convention de partage de frais ressemble à une société civile de moyens. Il s’agit cependant d’une structure plus souple dès lors qu’elle il n’est pas créé d’entité juridique distincte pour gérer des moyens en principe limités.
L’interprofessionnalité
Les honoraires n’étant pas partagés, la convention de partage de frais permet le regroupement entre professionnels de spécialités différentes.
Un objet plus large que le partage de frais
Des professionnels ayant déjà créé entre eux une société civile de moyens, peuvent avoir intérêt à conclure en complément une convention de partage de frais : au-delà du partage des frais, la convention peut permettre de régir leur exercice en commun, par exemple l’aménagement des horaires de travail et l’organisation des remplacements, ce qui n’est pas l’objet d’une SCM qui n’a vocation qu’à mutualiser des moyens.
Les limites de la convention de partage de frais
En l’absence de personnalité juridique, le groupement ne peut pas contracter directement, par exemple pour signer un bail professionnel, réaliser un emprunt ou embaucher un salarié.
La gestion du salariat commun
Elle peut être complexe. L’emploi de salariés ne peut pas s’effectuer au niveau du groupement, faute de personnalité juridique. C’est donc à chaque professionnel partie à la convention de partage de frais, d’employer à temps partiel le(s) salarié(s) commun(s). A contrario, dans une structure de type société civile de moyens, c’est la société qui sera le seul employeur des salariés communs de ses associés.
Les investissements communs
La convention de partage de frais présente un inconvénient pour les professionnels souhaitant investir en commun. L’acquisition ne peut pas être faite par le groupement faute de personnalité juridique, ce qui impliquera obligatoirement une situation d’indivision entre les professionnels.
Les clauses de la convention de partage de frais
La convention de partage de frais doit être écrite, soit par acte sous seing privé ou soit par acte notarié. Aucune règle de forme particulière n’est prévue. En revanche, une copie du contrat devra être communiquée à l’Ordre professionnel dont relève les cocontractants s’il en existe un.
Les principales clauses que doit contenir la convention de partage de frais sont les suivantes :
- détermination des dépenses communes :
- modalités d’utilisation des locaux,
- nature des frais généraux et des investissements pris en charge par le groupement (achat, personnel, matériel, eau, gaz, électricité, téléphone fixe, internet, imprimante, photocopieuse…),
- modalités de répartition des charges ;
- détermination du financement des dépenses et des investissements ;
- inventaire des biens détenus par chaque contractant et de ceux qui seront utilisés en commun ;
- sort des biens acquis en indivision, notamment en cas de départ d’un contractant ;
- durée et clause de résiliation du contrat ;
- entrée et sortie des membres du groupement.
En pratique, chaque professionnel règle les dépenses communes selon la clé de répartition figurant au contrat et continue de percevoir sur son propre compte bancaire, les honoraires de sa clientèle ou patientèle. Un compte bancaire commun, alimenté par chaque professionnel, est généralement créé pour le paiement des dépenses communes.
Les sommes qui subsistent sur le compte bancaire commun en fin d’exercice ne constituent pas un bénéfice. Elles peuvent être utilisées au règlement de dépenses ultérieures.
Remarque : Il est conseillé de prévoir une clause concernant les modalités de révision de la répartition des dépenses communes, par exemple, tous les six mois ou tous les ans, afin de s'adapter à l'évolution de l'activité de chaque professionnel.
Le régime fiscal de la convention de partage de frais
Le simple partage de frais n’est pas constitutif d’une société de fait. Les co-contractants n’ont pas la volonté de s’associer mais de mutualiser leurs frais.
- Impôt sur le revenu – En matière d’impôt sur le revenu, aucune déclaration n’est à faire au nom du groupement à frais commun. Chaque professionnel déduit de sa déclaration de revenus professionnels 2035, la quote-part de frais qui lui incombe.
- Traitement des immobilisations – Le groupement n’est pas propriétaire des actifs professionnels qui sont en indivision entre les associés.
Il convient donc de reporter sur le registre des immobilisations de l’associé concerné et sur le tableau des immobilisations de sa déclaration 2035, la quote-part du prix de l’immobilisation correspondant à ses droits dans l’indivision et de comptabiliser les amortissements calculés sur cette base.
- TVA – En principe, le groupement est assujetti à la TVA sur les répartitions de frais effectuées. Toutefois, bien que ce groupement ne soit pas doté de la personnalité juridique, l’Administration fiscale reconnaît qu’il puisse néanmoins bénéficier de l’exonération de TVA prévue par l’article 261 B du CGI sous certaines conditions, et en particulier sous réserve que la répartition corresponde exactement à la part incombant à chaque associé dans les dépenses communes.
L’administration fiscale a admis que les conventions de partage de frais entre avocats bénéficient d’une exonération de TVA sur les répartitions de frais effectuées si leur seul objet est de répartir des dépenses communes entre leurs membres (BOI-TVA-CHAMP-10-10-60-10, § 140, 8 janv. 2020). Cette tolérance devrait s’appliquer à tous les professionnels unis par une convention de partage de frais.
Important : Une répartition forfaitaire des dépenses conduira en revanche à une imposition à la TVA.
- Contribution économique territoriale – Le groupement n’est pas assujetti à la CET.
- ARAPL – Le groupement n’a pas à adhérer à une ARAPL. Chaque professionnel libéral peut
adhérer individuellement à une ARAPL pour bénéficier des services et avantages
proposés aux adhérents.
Le conseil ARAPL
En cas de désaccord entre les parties, le contrat fera foi. Aussi, faut-il être particulièrement vigilant dans la rédaction des clauses spécifiques et dans les clés de répartition proposées. Pour toute question, n’hésitez pas à contacter votre ARAPL…
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