Un stage est une période temporaire de mise en situation d’un étudiant ou d’un élève en milieu professionnel dans le but de lui permettre de développer des compétences professionnelles et de mettre en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle.
Une convention de stage doit être signée entre les trois parties prenantes : votre cabinet, le stagiaire et l’établissement d’enseignement. Le stagiaire a des devoirs envers votre cabinet ainsi que des droits, même s’il n’a pas le statut de salarié.
Accueillir un stagiaire ?
Un stagiaire suit nécessairement un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures minimum par année d’enseignement (C. éduc., art. D124-2). Autrement dit, un candidat à un stage doit obligatoirement suivre un cursus scolaire ou universitaire.
Le stage en entreprise est doublement encadré :
- par un tuteur dans l’entreprise qui va accueillir et superviser le stagiaire dans l’accomplissement de ses tâches ;
- et par un enseignant référent de l’établissement d’enseignement.
Les missions d’un stagiaire
N’étant pas un salarié de l’entreprise, le stagiaire doit se voir uniquement confiées des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil (C. éduc., art. L124-1).
Aussi, la loi fixe des limites. Il n’est pas possible de recruter un stagiaire pour accomplir les missions suivantes (C. éduc., art. L 124-7 et art. L 124-14) :
- remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,
- exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ,
- faire face à un accroissement temporaire d’activité,
- occuper un emploi saisonnier,
- accomplir des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
La durée du stage
La durée du ou des stages ou périodes de formation en milieu professionnel effectués par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement (soit 924 heures de présence effective) (C. éduc., art. L 124-5).
Pour être sûr de respecter cette durée, il faut retenir le temps de présence effective du stagiaire au sein du cabinet en sachant que 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent une journée de présence et que 22 jours de présence, consécutifs ou non, représentent un mois.
Attention : La loi prévoit que les jours de congés et d’autorisation d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que ceux prévus dans la convention de stage sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage (C. éduc., art. L 124-13).
Combien de stagiaires pouvez-vous accueillir ?
Une limite est posée par la loi en fonction de la taille de votre cabinet (C. éduc., art. R 124-10) :
- si votre cabinet emploie moins de 20 salariés, vous pouvez accueillir 3 stagiaires maximum en même temps ;
- dans le cas contraire, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif.
Exemple : Votre entreprise compte 28 salariés, vous ne pourrez accueillir que 5 stagiaires en même temps (28 x 15 % = 4,2, arrondi à l’entier supérieur).
À propos du délai de carence
La loi impose également un délai de carence. Vous n’avez pas le droit de proposer un stage sur le même poste avant un délai égal au tiers de la durée du stage précédent.
Exemple : Un stage de 3 mois vient de se terminer sur un poste. Vous ne pourrez accueillir un nouveau stagiaire que dans un mois sur ce poste.
La convention de stage
La convention de stage est obligatoire pour pouvoir accueillir un stagiaire dans votre cabinet. Elle fixera les règles obligatoires et facultatives, nécessaires au bon déroulement du stage.
Mentions obligatoires
La convention de stage doit comprendre a minima les informations suivantes
(C. éduc., art. D 124-4) :
- l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d’enseignement ou par semestre d’enseignement, selon les cas ;
- le nom de l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le nom du tuteur dans l’entreprise d’accueil ;
- les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période du stage ;
- les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir définies au point précédent et validées par l’entreprise d’accueil ;
- les dates du début et de la fin du stage ainsi que la durée totale prévue ;
- la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou des jours fériés, (voir ci-dessous) ;
- les conditions dans lesquelles l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le tuteur dans l’entreprise d’accueil assurent l’encadrement et le suivi du stagiaire ;
- le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement, le cas échéant ;
- le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail, ainsi que, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
- les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement et des congés et autorisations d’absence mentionnés à l’article L. 124-13 du code de l’éducation ;
- les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;
- les modalités de validation du stage en cas d’interruption, conformément à l’article L. 124-15 du code de l’éducation ;
- la liste des avantages offerts par l’entreprise d’accueil au stagiaire, notamment l’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant et la prise en charge des frais de transport, le cas échéant, ainsi que les activités sociales et culturelles du comité social et économique (CSE) de l’entreprise d’accueil ;
- les clauses du règlement intérieur de l’entreprise ’accueil qui sont applicables au stagiaire, le cas échéant ;
- les conditions de délivrance de l’attestation de stage remise par l’entreprise d’accueil et mentionnant la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire.
La rémunération du stagiaire
Rémunération minimale obligatoire
Si le stagiaire est accueilli plus de 2 mois dans votre cabinet, il sera obligatoire de le rémunérer (même dans l’hypothèse où il ne serait pas présent de façon continue pendant les deux mois). Jusqu’à 2 mois de stage, la gratification est seulement facultative.
La rémunération minimale est égale à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 4,05 € par heure de présence effective au 1er janvier 2023 (C. éduc., art. L 124-6).
Accédez au simulateur de calcul de la gratification minimale d’un stagiaire
Les autres droits et avantages financiers
Le stagiaire a accès à certaines prestations au sein de l’entreprise comme celles proposées par le comité d’entreprise s’il en existe un dans votre cabinet (activités culturelles et sociales) ou l’accès au restaurant d’entreprise. Il a également droit aux tickets-restaurant.
L’employeur doit également lui rembourser 50 % des frais de transports publics (métro, bus, location de vélo…) qu’il engage pour se rendre de son domicile à votre cabinet (C. trav., art. L 3261-2). Le remboursement des frais de transport privés (tel que l’usage du véhicule personnel) n’est pas obligatoire, sauf si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l’employeur (C. trav., art. L 3261-4).
Signature de la convention de stage
La convention de stage est signée par l’employeur, le futur stagiaire et l’organisme de formation qu’il fréquente.
Remarque 1 : Si le stage dure plus de 2 mois, le stagiaire a droit à des congés et des autorisations d’absence. Sinon, la prise de congés n’est pas obligatoire et reste à la discrétion de l’employeur.
Remarque 2 : Notre article concerne les stages effectués dans le cadre d'un stage d'initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Concernant les autres types de stages (ex : formation professionnelle continue), ils font l’objet d’un contrat de travail et suivent d'autres règles (voir le site du Ministère de l’économie sur ce point).
A l’issue du stage, que se passe t’il ?
L’attestation de fin de stage
-
En tant qu’employeur, vous devrez remettre à votre stagiaire, à la fin de sa période de stage, une attestation qui mentionne la durée effective du stage et le montant total de la gratification versée.
Une embauche ?
Si vous souhaitez embaucher votre stagiaire comme salarié à l’issue du stage, cela est tout à fait possible. Il peut alors bénéficier de certains avantages :
- s’il est embauché dans les 3 mois de la fin de son stage et que son poste correspond aux activités qui lui avaient été confiées pendant le stage, la durée de sa période d’essai sera réduite de la durée de son stage ;
- en cas d’embauche d’un stagiaire à l’issue d’un stage de plus de 2 mois, la durée du stage est prise en compte pour le calcul de l’ancienneté.
Le conseil ARAPL
Contribuer à la formation de vos futurs collaborateurs en les prenant en stage est une réelle opportunité pour votre cabinet. Encore faut-il respecter les bonnes pratiques : planifier à l’avance les missions de votre stagiaire, recruter le bon candidat, lui offrir une rémunération équitable et une expérience de travail enrichissante, tout en respectant la réglementation.
Pour toute question, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre ARAPL.
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