Les formalités d’embauche
En France, l’embauche d’un salarié est soumise à un certain nombre de formalités qu’il est impératif de respecter sous peine de sanctions. Plusieurs étapes doivent être respectées.
La rédaction d’un contrat de travail
Étape fondamentale dans le processus d’embauche, la rédaction du contrat de travail doit être accomplie minutieusement car elle va fixer le cadre de la relation entre l’entreprise et le salarié : vous embauchez le salarié pour accomplir une mission moyennant une rémunération, et le salarié s’engage à fournir le travail pour lequel il a été engagé.
Un lien de subordination existe avec votre salarié : vous lui donnez des instructions pour la réalisation de sa mission, vous avez un pouvoir de contrôle et de sanction à son égard.
Attention : La rédaction du contrat de travail est soumise à de nombreuses obligations fixées par la loi. Nous vous recommandons de vous rapprocher d’un professionnel (avocat spécialisé en droit du travail ou expert-comptable).
Le contrat de travail peut être :
- à durée indéterminée (CDI) (aucune date de fin du contrat n’est prévue),
- ou à durée déterminée (CDD) (le salarié est embauché pour une durée et un motif précis).
Le contrat doit obligatoirement être écrit s’il s’agit d’un CDD mais nous vous recommandons d’en établir un quel que soit le type de contrat. Il doit être rédigé en français, même si le salarié est étranger.
Il doit indiquer :
- le poste et les missions du salarié,
- la durée du travail (temps plein / temps partiel) et les horaires,
- le montant de la rémunération (salaire, primes…),
- la période d’essai (période pendant laquelle le salarié ou l’employeur peuvent mettre un terme au contrat de travail),
- la durée du préavis (délai à respecter avant de pouvoir mettre fin au contrat),
- les congés (congés payés, RTT éventuels),
- la convention collective applicable.
A savoir : L’employeur doit tenir un registre unique du personnel au format papier ou informatique, dans lequel il indique, dans l’ordre chronologique des embauches, un certain nombre d’informations pour chaque employé :
- identité du salarié (nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe)
- fonctions exercées (emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement)
- type de contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, service civique, stage…)
- mentions spécifiques dans certaines situations (exemple : pour les travailleurs étrangers l’autorisation de travail ou pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention “apprenti” ou “contrat de professionnalisation”).
La déclaration préalable d’embauche (DPAE)
Seconde étape du processus d’embauche : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Cette déclaration à destination de l’URSSAF doit être faite dans les 8 jours qui précèdent l’embauche. Elle comporte un certain nombre de mentions obligatoires :
- identification de l’entreprise (dénomination sociale, adresse, SIRET de l’établissement, code APE),
- identification du salarié (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, ….),
- information sur le contrat (CDI ou CDD, période d’essai, durée du contrat).
La DPAE est faite en ligne :
- sur urssaf.fr s’il s’agit de votre premier salarié, afin de créer votre compte employeur auprès de l’URSSAF,
- ou sur net-entreprises.fr soit par saisie en ligne d’un formulaire, soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel.
La DPAE rassemble 6 formalités liées à l’embauche :
- la déclaration d’une première embauche dans un établissement,
- la demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
- la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
- la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
- la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
La DPAE vous permet d’avoir un moyen de preuve de la date réelle de l’embauche auprès des services de contrôle de l’URSSAF.
S’il s’agit d’une première DPAE et si cette embauche ne se concrétise pas, vous devez en informer votre URSSAF rapidement, afin d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur.
Le non-dépôt de la DPAE vous expose à des sanctions civiles, administratives et pénales, la plus importante étant celle pour délit de travail dissimulé qui entraîne les plus graves conséquences (suppression ou remboursement des aides publiques, exclusion des contrats publics, fermeture administrative temporaire, voire éventuelle saisie du matériel professionnel).
Adhérer à une caisse de retraite
Pour l’embauche d’un premier salarié, vous devez adhérer à une caisse de retraite complémentaire : l’AGIRC-ARRCO. Les futurs salariés de l’entreprise seront également affiliés à cette caisse.
La visite médicale d’embauche
Une visite médicale obligatoire, appelée “visite d’information et de prévention” (VIP), doit être organisée dans les 3 mois de l’embauche de tout salarié avec la médecine du travail (ou avant l’embauche pour les salariés mineurs et les travailleurs de nuit).
La VIP a plusieurs objectifs :
- interroger le salarié sur son état de santé,
- l’informer sur les risques liés au poste de travail,
- le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en oeuvre,
- et l’informer de son droit de bénéficier, à tout moment, d’une visite à sa demande avec le médecin du travail.
Le médecin du travail peut demander des examens complémentaires dont le coût est à la charge de l’employeur.
La VIP est réalisée pendant les heures de travail du salarié et sa rémunération doit être maintenue.
À la fin de l’entretien avec le médecin, une attestation de suivi au travail est délivrée au salarié et à l’employeur (les informations médicales du salarié ne sont pas transmises à l’employeur).
La visite médicale doit être renouvelée dans un délai maximal de 5 ans (3 ans pour les travailleurs de nuit et pour les travailleurs handicapés ou titulaires d’une pension d’invalidité).
L’information du salarié
Vous avez une obligation d’information à l’égard du salarié :
- sur les risques liés au poste de travail occupé,
- obligations d’affichage dans l’entreprise
L’information sur les risques
Vous devez tout d’abord informer personnellement le salarié sur les risques sur sa santé et sa sécurité auxquels il s’expose du fait de son poste de travail.
Les obligations d’affichage
Vous êtes également soumis à l’obligation d’afficher un certain nombre d’informations à destination des salariés : inspection du travail, médecine du travail, services de secours d’urgence, consignes de sécurité et d’incendie, durée et horaires de travail, interdiction de fumer et de vapoter, …
En pratique, ces informations sont affichées sur un panneau ou un tableau installé dans une zone fréquentée par l’ensemble du personnel. Pour plus de détails, vous pouvez consulter le site service-public.fr
D’autres informations doivent être communiquées aux salariés par tout moyen : règlement intérieur, convention collective, égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes, congés payés, harcèlement moral et sexuel, lutte contre les discriminations…
La loi laisse une certaine liberté à l’employeur qui peut publier ces informations sur son site internet, les communiquer par email ou encore les afficher dans l’entreprise.
Attention : Le respect de vos obligations en matière d’affichage peut être contrôlé par l’inspection du travail. En cas de non respect, vous vous exposez à des sanctions : - une amende pour défaut d'affichage, et, - en cas de récidive, à une condamnation d'un an de prison et 37 500 € d'amende pour délit d'obstacle.
Les aides à l’embauche
Il n’existe plus à proprement parler d’aides pour la première embauche d’un salarié. Néanmoins, plusieurs aides sont prévues en faveur des entreprises qui recrutent :
- certaines sont liées à la qualité de la personne engagée (jeune, demandeur d’emploi, personne handicapée),
- ou à la zone d’implantation de l’entreprise (ZRR, BER, QPV, ZRD),
- d’autres sont des aides générales qui profitent à toutes les entreprises (contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage, réduction générale des cotisations sociales).
Ces aides consistent soit dans des aides financières, soit dans des exonérations de cotisations patronales.
Nous avons synthétisé dans le tableau ci-après les dispositifs existants :
| Dispositif | Conditions | Procédure | Aide |
| Aide financière pour les emplois francs (QPV) | Embaucher avant le 31 décembre 2023 un demandeur d’emploi ou une personne en contrat de sécurisation professionnelle ou un jeune suivi par une mission locale non inscrit en tant que demandeur d’emploi, résidant dans un quartier prioritaire de la ville (QPV) en CDI ou en CDD d’au moins 6 mois. | L’employeur adresse à Pôle emploi un formulaire dans les 3 mois de la signature du contrat de travail | Le montant de l’aide financière pour le recrutement d’un salarié à temps complet est égal à : – 5 000 € par an, dans la limite de 3 ans, pour un recrutement en CDI – 2 500 € par an, dans la limite de deux ans, pour un recrutement en CDD d’au moins 6 mois. En cas de temps partiel, le montant de l’aide est ajusté au prorata. |
| Réduction générale des cotisations patronales sur les bas salaires (réduction Fillon) | L’entreprise doit cotiser au régime d’assurance chômage et recruter le salarié en CDI ou CDD (y compris les salariés signataires d’un contrat de formation en alternance). | Procédure déclarative : l’employeur mentionne lui-même la réduction générale de cotisations patronales sur la DSN. | Réduction totale des cotisations patronales de sécurité sociale pour une rémunération égale au SMIC puis réduction dégressive jusqu’à 1,6 SMIC (1) |
| Contrat d’apprentissage (à partir du 1er janvier 2023) | L’entreprise doit : – embaucher un apprenti en contrat d’apprentissage – signer le contrat à partir du 1er janvier 2023 – avoir moins de 250 salariés. – recruter un apprenti qui prépare un diplôme ou un titre à finalité professionnelle de niveau inférieur ou égal au Bac. | Dépôt du contrat d’apprentissage auprès de l’OPCO) dans les 5 jours ouvrables à compter du début de l’exécution du contrat | Une aide de 6 000 € est accordée uniquement pour la première année du contrat (elle est versée à l’employeur tous les mois avant le paiement du salaire). |
| Contrat de professionnalisation | Toutes les entreprises peuvent l’appliquer : – CDI avec une action de professionnalisation comprise entre 6 et 12 mois OU – CDD correspondant à la période d’action de professionnalisation comprise entre 6 et 12 mois minimum. | – L’employeur adresse le contrat de professionnalisation dans les 5 jours de sa conclusion à l’opérateur de compétence (OPCO). – Il peut avoir à signer une convention avec l’organisme de formation ou l’établissement d’enseignement. – Le contrat doit être transmis dans le délai d’un mois par l’OPCO à la DREETS (2) | – Réduction générale de cotisations patronales sur les bas salaires (voir l’aide correspondante ci-dessus). – Remboursement des dépenses de formation du tuteur à hauteur de 15 € / h dans la limite de 40h. – Aide forfaitaire de Pôle emploi de 2 000 € maximum par contrat conclu avec un demandeur d’emploi de 26 ans et plus. – Absence de prise en compte de ces salariés dans l’effectif de l’entreprise pendant une durée variant selon la nature du contrat. – Aide de l’AGEFIPH de 5 000 € maximum par contrat conclu avec une personne en situation de handicap (contrat de minimum 6 mois et de 24 heures par semaine). – Pour les personnes de moins de 30 ans, les employeurs bénéficient, jusqu’à fin décembre 2023, de l’aide exceptionnelle à l’embauche de jeunes en contrat de professionnalisation de 6 000 €. |
| Aides à l’embauche de personnes handicapées | Il existe plusieurs aides de l’AGEFIPH :
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| Exonération dans les zones de revitalisation rurale (ZRR) | L’entreprise doit exercer une activité industrielle, commerciale, artisanale, libérale ou agricole, avoir au moins un établissement en ZRR. Elle doit embaucher un salarié en CDI ou en CDD de 12 mois au moins, conclu pour accroissement temporaire d’activité et ne pas avoir effectué de licenciement économique dans les 12 mois précédant l’embauche. | Déclaration à la DREETS (2) dans les 30 jours de l’embauche. | Jusqu’au 49e salarié, exonération de cotisations patronales : – totale pour une rémunération inférieure ou égale à 1,5 SMIC, – dégressive entre 1,5 et 2,4 SMIC (4). L’exonération s’applique pendant 12 mois. Elle porte uniquement sur la part patronale des assurances sociales (maladie, maternité, invalidité, décès, assurance vieillesse) et des allocations familiales. |
| Exonération dans les zones de revitalisation de la défense (ZRD) | Etre une entreprise nouvelle ou existante qui crée et exerce des activités économiques nouvelles dans les ZRD (industrielle, artisanale, commerciale, ou libérale dans certains cas). | Déclaration à adresser à l’URSSAF et à la DREETS (2) | Exonération de certaines cotisations patronales (maladie-maternité, invalidité-décès et vieillesse de base et allocations familiales) : – totale sur la fraction de rémunération inférieure à 1,4 SMIC, – dégressive sur la fraction comprise entre 1,4 et 2,4 SMIC (4), L’exonération s’applique pendant 5 années à compter de l’implantation en ZRD ou de la création de la nouvelle activité. |
| Exonération dans les bassins d’emploi à redynamiser (BER) | Entreprises exerçant une activité industrielle, artisanale, commerciale ou non commerciale qui implantent ou étendent avant le 31 décembre 2023 un établissement dans un BER (bassin de la vallée de la Meuse en Champagne-Ardennes et bassin de Lavelanet en Midi-Pyrénées). | Déclaration à adresser à l’URSSAF et à la DREETS (2) | Exonération pendant 5 ans de charges patronales (assurances sociales, allocations familiales, versement transport et FNAL). L’exonération s’applique dans la limite du produit du nombre d’heures rémunérées par 1,4 SMIC. |
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Le conseil ARAPL
La première embauche est une décision importante dans la vie de votre entreprise et nécessite d’accomplir un certain nombre de formalités obligatoires.
Une fois le recrutement effectué, vous devrez vous charger des démarches relatives à la paie : élaboration des fiches de paie dont le contenu est encadré par la loi, déclaration et paiement aux organismes sociaux (URSSAF, caisse de retraite complémentaire…).
En tant que nouvel employeur, il sera préférable d’externaliser la gestion administrative de la paie en la confiant à un expert-comptable ou en ayant recours au TESE (“titre emploi service entreprise”), un service gratuit de l’URSSAF.